Årsmøte 2014

Referat fra årsmøtet i VSHL 23.03.2014 fra kl. 11:00

Sted; Braastad Gård, Oppdalslinna 242, 2740 Roa.

Tilstede: Invitasjon til årsmøtet var sendt ut til samtlige medlemmer i VSHL, ca. 334, totalt møtte 20 medlemmer.  Fra styret møtte Terje Ramberg, Jan Eilert Jaatun, Mette Nordengen, Harald Hvattum møtte for Kjell H. Myhre, Solveig Fredlund, Anne-Lise Svendsen og Kjell Elnæs. Forhindret fra å møte: Kjell H. Myhre og Dagrun Stokke Stepperud. Mona Dalen er ikke lenger medlem.

Oppmøte og kulturell del: Det var frammøte ved Lunner kirke kl.11:00 der Marie Aubert Kleven ventet på oss for å vise oss og fortelle om Lunner kirke. På vegne av lokallaget på Hadeland, ønsket Harald Hvattum alle (20 stk.) velkommen til Lunner kirke før Marie tok oss med på en ganske lang vandring i kirkens historie helt tilbake til 1100-tallet. Da ble den eldste delen bygget som en enkel steinkirke, rektangulær, høyt under tak og med nakne vegger og et rundt tårn i vestenden. Folk sto under gudstjenesten og derved ble det plass til mange. Etter hvert som det ble trangt ble det bygget innvendige gallerier langs langveggene og kirken ble noe utsmykket. Kirken er påbygget og restaurert ved flere anledninger og senest til 850 års jubileet i 2006 og framstår i dag som en lys, moderne, romslig og trivelig kirke. Den påbygde tømmerdelen har skapt om kirken til en korskirke der den gamle steindelen utgjør sakristiet. Alterringen er flyttet til tårnfoten der golvet er gjort med innlagte glassplater slik at man kan se restene av tårnfoten under golvet. Innredningen er valgt enkel men stilfull for å passe med den eldste delen. To kopier i tre av jomfru Maria og Hellige Olav pryder østveggen. Løsningen skaper et historisk sus over kirken. Marie var medforfatter til en jubileumsbok som heter «Lunner kirke i 850 år». Den forteller historien og om renoveringene. Senere oppe på Braastad gård til en velsmakende kopp kaffe med kringle, fortsatte Marie med å fortelle noe om Lunner og lokalhistorien. Det ble litt om gruvedrift fra 1400 tallet fram til at den siste gruva ble stengt 1927. Bronsebukkene funnet på Grindvoll i 1925 har medført aktiviteter til vår tid med teater og spill. Jernbane kom straks etter 1900 også da måtte innbyggerne være med å betale for etableringen. Nordre Oppdalen fikk eget kapell i 1914 og fikk en litt spesiell rolle under krigen i og med at den ikke var underlagt sognepresten og nazistyret. Grua fikk eget kapell 1924. Dette ble senere Grua kirke. Det var og er ikke mye industri men vesentlig jord- og skogbruk og mange feriehjem. Vi kunne nok ha brukt hele dagen med å lytte til Maries interessante fortellinger men årsmøtet ventet og Terje overleverte blomster og takket for interessant og hyggelig orientering.

Før vi gikk inn på årsmøteforhandlingene, leste Terje så minneord over Åge Myhrestuen som har gått bort.

Årsmøte 23 mars 2014:

1.      Innkallingen ble enstemmig godkjent.

2.      Dagsorden ble godkjent.

3.      Konstituering: Terje ble valgt som møteleder, Kjell Elnæs som referent og Eva Johannessen og Anne – Lise Svendsen til å underskrive referatet.

4.      Årsberetninger: Leder. leste årsberetningen for Hovedlaget: Denne er sendt ut og refereres ikke. Bare punkter som ble diskutert blir kommentert.  

  • Det kan også i år konstateres en nedgang på 23 medl. fra 2012. Aktiviteter, som kursvirksomhet, ble nevnt som mulige tiltak mot medlemsflukten. Gjøvik/Toten har hatt meget god respons på sine nybegynnerkurs i januar (ca. 70 deltagere over 3 kurskvelder). Annet kan være å begrense tilgangen til hjemmesida for ikke-medlemmer.
  • Lokallaget i Land har fortsatt ikke et formelt styre men Solveig Fredlund sammen med Einar Endrerud fortsetter som kontaktpersoner. Det holdes ikke regelmessige medlemsmøter.
  • Styret i Valdres har i årsmøtet 27.02.14 besluttet å legge ned lokallaget der. Et problem er at styret har bestått av tidligere medlemmer som ikke har betalt kontingent for 2013 og 2014. Dermed kan de ikke regnes som et lovlig valgt styre og har da heller ingen myndighet til å ta beslutninger i årsmøtet. Rent juridisk må det bety at laget ikke er nedlagt men at det er uten styre. To grunner har blitt framført; man får ikke valuta for kontingenten og VSHL har ikke kompensert Valdres for det reelle antall medlemmer de har. Styret vil diskutere eventuelle tiltak. Kompensasjonen til Land og Valdres vil bli holdt tilbake inntil lagene ber om penger til fornuftige aktiviteter.
  • Digitalisering av tidsskriftet blir et tema også i 2014. Dette blir mer diskutert under punktet kontingent.

Årsberetningen for tidsskriftet ble lest av Jan Eilert Jaatun. Tidsskriftkomittèen har i 2013 bestått av Jan Eilert Jaatun, styrer, Ole Granum, Bjørn Håvard Haugen, Vegar Nohr og Fredrik Dyhren. Han karakteriserte året som et år med fortsatt vanskeligere tilgang på slektshistorisk stoff. Det er gitt ut de 3 planlagte tidsskriftene.

Begge årsberetningene ble godkjent.

5.      Regnskap:

  • Da kasserer plutselig var blitt syk, leste leder fra det utsendte regnskapsoppsettet. Det ble konstatert et avvik som ble tolket som en summeringsfeil. Ellers var det greit med et lite overskudd på 3943 kr.
  • J. E. Jaatun gjennomgikk tidsskriftets årsregnskap .Dette viser et underskudd på 6887 kr vesentlig årsaket av porto økninger. Jan Eilert detaljerte posten portoutgifter som bl. a. også inneholdt kjøregodtgjørelser.
  • Ingen av revisorene hadde møtt opp så noen revisorrapport ble ikke lagt fram men kasserer har rapportert i styremøte at regnskapet er revidert og funnet i orden. Årsmøtet godkjente begge regnskapene.

6.      Medlemskontingent: Styret har ikke fremmet forslag til kontingentøkning ved innkallingen til årsmøtet. Det ble fremmet i 2013 og møtte sterk motstand. Årsmøtet 2014 hadde et noe avvikende syn men flere poengterte at et forslag om høyning burde begrunnes med konkrete prosjekter eller tiltak og ikke bare med en generell kostnadsøkning. Det første man prøver er kostnadsreduksjoner. Det ble også konstatert at pengene i alt vesentlig brukes på tidsskriftet og da må vi diskutere hvordan redusere kostnadene? Forslag som bytte av trykkeri, evt. «å gå til utlandet», levere heftene på digital form for å spare porto, legge heftene ut på hjemmesida med passordtilgang for medlemmer. Utsendelse digitalt krever e-mail hos mottager og at vi kjenner e-mail adressen. Innsamlingen av disse har gått sakte. Erfaring fra et pensjonistlag i Lillestrøm sier at vi må ringe rundt til alle medlemmer. De gjorde det og oppnådde e-mailadresser til 70 % av medlemmene. Så de sender ut informasjon til de 70 % digitalt og til de øvrige i posten. Det er heller ikke alle som ønsker heftene på digital form

Vedtak: Styret organiserer ringeaksjon til samtlige medlemmer om å oppgi e-mailadresser. Det oppfordres aktivt i tidsskriftet til å levere inn e-mailadresser til styret.  Medlemmene lokkes med en kontingent reduksjon for dem som velger digital form. Styret arbeider videre med bruk av hjemmesida og gradert tilgang på stoff.

7.      Det var ikke kommet noen forslag til saker som bør tas opp i årsmøtet.

8.      Tidsskriftet, overføring av midler til driften: Det avsettes 80.000 kr til driften for 2014. Dette er en reduksjon på 10.000 kr i forhold til estimert kostnad for 4 hefter i 2013 og 3.500 kr mer enn kostnadene for 3 hefter i 2013.

9.    Valg: Ingen fra valgkomiteen møtte og det var heller ikke satt opp noen forslag til kandidater. Dette var forårsaket av at Valdres hadde besluttet å legge ned lokallaget. Både leder og sekretær i hovedlaget, har frasagt seg gjenvalg.

  • Tidsskriftstyret: Bjørn Håvard Haugen ønsker gå ut av tidsskriftstyret grunnet sykdom. Leder i tidsskriftstyret, Jan Eilert, har fått tilsagn om at Rune Hårstadsveen er villig til å gå inn. Øvrige tar gjenvalg.
  • I hovedstyret tar nestleder Jan Eilert gjenvalg. Kasserer Dagrun Stokke Stepperud er ikke på valg. Leder og sekretær forblir i sine stillinger inntil nytt styre og ny valgkomite er funnet.  Representanter fra lokallagene velges av årsmøtet i lokallagene. Styret får i oppdrag av årsmøtet å fortsette inntil  ny valgkomite og nytt styre er valgt. Styret velger/godkjenner nye tillitsvalgte.
  • Revisorer: Gunvor Hilden og Kjell Hagberg tar begge gjenvalg for et år mens Fredrik Dyhren går inn som vara for ett år.
  • Egen tabell over tillitsvalgte med adresser, mailadresser og tlf.nr vil bli sendt ut til alle lokallagene når denne er klar.

10.  Eventuelt: Problemene i årets årsmøte er ikke av ny dato men har blitt tydeligere. Det ledet til en diskusjon om hovedlagets rolle og funksjon. Denne er uklar i og med at hvert lokallag er selvstendige lag med egne vedtekter, egne regnskap og egne årsmøter som høyeste besluttende organ. Hva blir da hovedlagets rolle? Vedtektene sier at det skal fremme interessen for slektsforskning og støtte lokallagene. Lokallagene har fått spørsmålet om hva de ønsker hjelp med uten at det har kommet noe svar. Dette kan forklares med enten at de ikke behøver hjelp eller at de ikke anser at hovedlaget kan gi relevant hjelp. I dag har hovedlaget to konkrete oppgaver nemlig å kreve inn kontingent og føre medlemslister og ansvar for tidsskriftet i og med at tidsskriftstyret rapporterer til hovedlagets styre. Flere scenarioer er mulige:

  • Hovedlaget legges ned. Hvert lokallag krever inn kontingent og bestiller utsendelse av tidsskriftet hos tidsskriftstyret.
  • Hovedlaget omdannes til et kontaktforum for lokallagene der man treffes og diskuterer fellesanliggender ved behov. Kontingenten innkreves lokalt.
  • Kasserer i styret overføres til tidsskriftstyret som da krever inn kontingent og fører medlemslister for alle lagene og evt. pluss en oppegående på data som kan ta seg av utsendelser, dvs. at tidsskriftstyret overtar hovedstyrets ansvar.
  • Lokallagene legges ned som egne, selvstendige lag. Alle samles i hovedlaget under ett styre. Lokalt kan man danne grupper men uten noe formelt styre, egne regnskap og årsmøter. Hittil har utviklingen gått motsatt vei, lokallagene har ønsket mer selvstendighet.

Årsmøtehandlingene var nå over og Terje takket alle tillitsvalgte for deres innsats og møtedeltagerne for deltagelse og god aktivitet i møtet.

Maten smakte herlig mens diskusjonene fortsatte. Det var middag med kyllingfileter og ris, is til dessert og kaffe. En stor takk til Braastad gård og lokallaget på Hadeland ved Kjell H. Myhre og Harald Hvattum for god mat og fin forpleining på alle måter.

 

Sekr/Kjell Elnæs                        Eva Johannessen                         Anne-Lise Svendsen